تحلیلگر PMO چیست؟ مروری بر نقش و وظایف
مقدمه
بیشتر افراد با کارهایی که مدیران پروژه انجام میدهند، مانند برنامهریزی، اجرا و تکمیل پروژهها آشنا هستند. مدیران پروژه اطمینان حاصل میکنند که پروژهها با اهداف، مهلتها و بودجههای تعیین شده همخوانی دارند و در عین حال چالشها را مدیریت کرده و تلاشهای تیم را هماهنگ میکنند. اما نقش مهمی که به طور فعال از مدیر پروژه در این تلاشها حمایت میکند، کمتر شناخته شده است.
نقش تحلیلگر PMO نه تنها از تحویل پروژهها و برنامهها حمایت میکند، بلکه به سازمان کمک میکند تا در تحویل بهتر و هماهنگتر اهداف استراتژیک خود عمل کند. این نقش غالباً پشت صحنه است و پروژهها را مانند یک ماشین روغنکاریشده نگه میدارد.
در این مقاله، به تحلیلگر PMO توجه بیشتری میدهیم و بررسی میکنیم که تحلیلگر PMO چه میکند، دانش و مهارتهای مورد نیاز برای این نقش چیست و چگونه میتوان به این نقش دست یافت.
PMO چیست؟
تعاریف متعددی برای PMO و وظایف آن وجود دارد. در House of PMO، ما تعریف زیر را ترجیح میدهیم: “PMO به هر فرد، تیم یا بخشی اطلاق میشود که از تحویل پورتفولیو، برنامهها و پروژهها در یک سازمان حمایت میکند.”
PMO به عنوان یک اختصار میتواند به دفتر مدیریت پروژه، دفتر مدیریت برنامه یا دفتر مدیریت پورتفولیو اشاره داشته باشد. بنابراین، تحلیلگر PMO نقشی است که میتواند در انواع مختلف PMOها یافت شود.
نقش تحلیلگر PMO
نقش تحلیلگر PMO به شرح زیر است: “حمایت از مدیر پروژه، برنامه یا پورتفولیو و تیم آنها در تحویل شامل هماهنگی، برنامهریزی، کنترل، گزارشدهی، تحلیل و ارائه بینش. این نقش همچنین از مدیر PMO در تحویل ابتکارات PMO حمایت میکند.”
وظایف تحلیلگر PMO
نقش تحلیلگر PMO به دو بخش مختلف تقسیم میشود:
- حمایت از مدیر پروژه یا برنامه و تیم: تحلیلگران PMO در این زمینه وظایفی مانند حفظ جداول زمانی و برنامهها، نظارت مالی، پشتیبانی تصمیمگیری، ردیابی مزایا، مدیریت ریسکها، اقدامات، مسائل و تغییرات، مدیریت وابستگیها، مدیریت منابع، حمایت از مکانیسمهای ارتباطی و توسعه مستندات را بر عهده دارند.
تحلیلگران PMO زمان زیادی را با دادهها و اطلاعات سپری میکنند تا بینشهایی ارائه دهند که به دیگران در اتخاذ تصمیمات مهم برای پیشبرد موفقیت پروژه کمک کنند. این جنبه تحلیلی نقش به این معناست که تحلیلگران PMO باید در استفاده از ابزارهای PPM و صفحات گسترده مهارت داشته باشند. همچنین تحلیلگران PMO باید در ساختن روابط و مهارتهای ارتباطی عالی باشند، زیرا با طیف گستردهای از ذینفعان، مدیران ارشد، مشتریان و کارفرمایان کار میکنند.
- کار با مدیر PMO برای اطمینان از تناسب PMO با هدف: تحلیلگران در این زمینه پروژهها و ابتکارات خاص خود را دارند. مثلاً، در انتخاب، برنامهریزی، منبعیابی، پیادهسازی و مدیریت استفاده مداوم از ابزارهای جدید مدیریت پورتفولیو پروژه (PPM) نقش دارند. دیگر ابتکارات میتوانند شامل معرفی فرآیندهای جدید، طراحی برنامههای آموزشی، و نهادینه کردن روشهای تحویل جدید باشند.
مهارتها و دانش مورد نیاز برای تحلیلگر PMO
مهارتها و دانش مورد نیاز برای تحلیلگران PMO در چارچوب شایستگی PMO تعریف شده است که یکی از متون اصلی برای مدرک Essentials for PMO Analyst است.
چگونه میتوان تحلیلگر PMO شد؟
کار در یک PMO میتواند گامی مهم به سوی دنیای مدیریت پروژه باشد. نقش تحلیلگر PMO معمولاً از نقشهای مدیریتی یا اداری مرتبط مانند مدیران اجرایی کسب و کار یا دستیاران شخصی شروع میشود و با کسب دانش مدیریت پروژه به این نقش دست مییابند. دریافت مدارک معتبر مانند گواهینامه Praxis میتواند کمک کننده باشد.
حداکثرسازی نتایج پروژه از طریق تخصص تحلیلگر PMO
با توجه به تعریف PMO، “هر فرد، تیم یا بخشی که از تحویل پورتفولیو، برنامهها و پروژهها در یک سازمان حمایت میکند” PMOها در سازمانهایی که فعالیتهای تغییر زیادی دارند و پروژهها و برنامهها پیچیدهتر شدهاند، رایجتر شدهاند. استفاده از یک PMO برای مدیریت یک پورتفولیوی بزرگ از تغییرات، یکی از عوامل اصلی در کمک به سازمانها برای تحویل مداوم پروژهها است.
تحلیلگران PMO تخصصهای حیاتی در زمینههایی مانند مدیریت ریسک، برنامهریزی، تخصیص منابع و استانداردسازی فرآیندها ارائه میدهند و نقش مهمی در بهبود تحویل پروژهها ایفا میکنند. مهارتهای تحلیلی آنها نه تنها در شناسایی مسائل بالقوه قبل از تبدیل شدن به مشکلات کمک میکند بلکه در استفاده از بینشهای مبتنی بر داده برای بهبود تصمیمگیری نقش دارند.
توصیهها و نکات برای تحلیلگران جدید PMO
تنوع وظایف و مسئولیتها به این معناست که هیچ دو روزی مثل هم نیست. برای تازهواردان به نقش تحلیلگر PMO، عادی است که چند ماه طول بکشد تا به نقش خود عادت کنند. توصیههایی شامل:
- درک واضح از انتظارات سازمان.
- آشنایی با افراد کلیدی در سازمان.
- پیدا کردن یک همکار برای راهنمایی.
- فهمیدن چرخههای گزارشدهی و معیارهای ارزیابی عملکرد.
نتیجهگیری
نقش تحلیلگر PMO نقش حیاتی و اغلب کمتر شناخته شدهای در سازمانها است. این مقاله به روشن کردن مسئولیتها، مهارتها و دانش مورد نیاز این نقش و مسیرهای ورود به این حرفه پرداخته است. تحلیلگران PMO با استفاده از مهارتهای تحلیلی و ارتباطی خود، به بهبود نتایج پروژهها کمک میکنند و به عنوان نقطه مرکزی برای نظارت و کنترل پیچیدگیهای پروژه عمل میکنند.
نقش تحلیلگر PMO در کمک به سازمانها برای بلوغ در روشهای تحویل تغییرات بسیار مهم است و با این بلوغ، نرخ موفقیت پروژهها افزایش مییابد. با ادامه تغییرات در دنیای کاری، نقش تحلیلگر PMO به طور فزایندهای مهمتر خواهد شد.